為進一步規范廣東特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作，確保集中供養特困老年人檔案的完整性與安全性，日前，廣東省民政廳印發《廣東省特困人員供養服務機構入住老年人檔案管理工作指引》（以下簡稱《指引》）。《指引》明確了責任義務，規范了檔案收集、整理、歸檔、移交、查閱和銷毀的程序。
四大類資料納入歸檔范圍
《指引》所稱特困人員供養服務機構是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區內，為集中供養特困老年人提供全日集中住宿和照料護理服務的社會福利院、敬老院、公建民營和接受委托供養的其他養老機構。
《指引》明確，集中供養特困老年人檔案資料根據其形成規律和特點原則上分為基本信息類、健康管理類、財務類、其他類共4大類。在保管期限方面，基本信息類和其他類的檔案保管期限自服務協議期滿后不少于5年；健康管理類檔案保管期限自服務對象最后一次就診之日起不少于15年；財務類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會計檔案管理辦法》。
《指引》明確，集中供養特困老年人檔案不得外借。其他機構和個人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個人有效證件（身份證）等證明材料，并經供養機構負責人審批，辦理登記手續后方可提供查閱。屬于進檔案館范圍的集中供養特困老年人檔案（包括電子文檔），應依法依規依程序向當地檔案館移交。
地級以上市、縣級民政部門每年不少于一次督導檢查
《指引》明確，特困人員供養服務機構入住老年人檔案實行統一領導、分級管理的原則。各供養機構履行集中供養特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責任，應安排專（兼）職人員履行集中供養特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責。鎮（街）負責具體指導轄區內敬老院等機構老年人檔案管理工作，幫助機構完成整理、收集等工作。地級以上市、縣級民政部門負責本行政區域內特困人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導、監督和檢查等工作。省民政廳負責全省特困供養人員服務機構入住老年人檔案管理工作的指導和監督。
《指引》規定，地級以上市、縣級民政部門要結合本地實際，每年須對特困老人的基本信息類、健康管理類、財務類、其他類檔案進行不少于一次督導檢查，及時查漏補缺。